Steni, en norsk produsent av fasadeplater, som gjennom årene har solgt mer enn 50 millioner kvadratmeter, er i ferd med å modernisere sin tekniske dokumentasjonskjede. Jan Terje Nielsen, Chief Communication & Brand Officer i Steni, er pådriver for prosjektet. Han kaller det et nødvendig løft for et selskap som leverer teknisk avanserte produkter til et stadig mer regulert marked, underlagt EUs nye Digital Product Passport (DPP)-regelverk.
– Dette handler definitivt også om å gjøre det enklere og raskere for våre kunder å finne nødvendig dokumentasjon som er mer lettlest. For oss handler det også om å sikre at vi hele tiden har korrekt informasjon tilgjengelig. Dermed reduserer vi juridisk risiko, samtidig som vi sparer mye tid på å vedlikeholde og publisere våre nesten 400 tekniske dokumenter på interne og eksterne flater sier Nielsen. Den løsningen vi jobber med nå vil også sikre at vi får varsling i god tid før dokumenter må fornyes og nye tester må gjennomføres.
Jan Terje Nielsen, Chief Communication & Brand Officer i Steni.
– Konseptet med å rydde opp i produktdokumentasjon ved hjelp av strukturert innhold, automatisert publisering og AI-assistert migrering er utviklet av oss i Metro, forteller Karl Petter Knutsen, senior UX-designer.
Vi jobber i skjæringspunktet mellom merkevareutvikling og digital arkitektur, og vi ser stadig det samme mønsteret hos produsenter av fysiske produkter: verdifull produktkunnskap som er fanget inne i filer i stedet for å flyte fritt.
Konseptet inneholder også et dashboard med full oversikt over status og utløpsdatoer på tvers av hele dokumentbiblioteket.
Karl Petter Knutsen, senior UX-designer i Metro Branding.
Tenk deg dette scenariet: Et laboratorium bekrefter at brannklassen til et produkt er endret etter en justering i råvaremiksen. En liten, legitim oppdatering. Så begynner arbeidet: Åpne Word-filen, oppdater verdien, lagre, eksportere til PDF, laste opp til nettsiden, laste opp til NOBB og andre produktdatabaser, sende til distributøren, oppdatere tekniske datablad, FDV-dokumentasjon, monteringsanvisninger, branngodkjenninger, EPD-er og produktsertifikater, på tvers av produktlinjer og diverse markedsspråk.
Problemet er at hvert dokument er en “øy”: Det vet ingenting om de andre, og innholdet er låst i de ulike formatene og filene.
Det fundamentale skiftet er å slutte å tenke på et dokument som en fil og begynne å tenke på det som strukturert innhold som kan vises på mange måter.
Det første er produktdata: dimensjoner, brannklasse, materialkvalitet, sertifiseringer, tekniske verdier, installasjonsanvisninger, advarsler og forbehold. Disse bor i et produktsystem og er alltid sanne. De eies av fagavdelingen.
Det andre er dokumentinnhold: beskrivende tekst og anvendelseseksempler. Dette bor i et innholdssystem og er forfattet av mennesker.
Informasjonsflyten er enveis. Produktsystemet er alltid autoritativt, og innholdssystemet kan aldri overskrive produktdata. Det tar imot data og bruker det til å bygge dokumenter. Når dimensjonen på et produkt endrer seg, hentes den nye verdien automatisk inn i alle dokumenter som bruker den. Ingen manuell oppdatering, ingen glemte filer.
Mange tekniske dokumenter er designet for å trykkes og arkiveres. Én side, tettpakket med informasjon. For en produsent av byggevarer er dette blitt en slags bransjenorm: ett produkt, ett ark, alt på én gang.
I dag leses de fleste tekniske dokumenter på skjerm. Arkitekter sjekker brannklasse og sertifiseringer på sin PC mens de spesifiserer fasaden. En montør skroller gjennom monteringsanvisningen på mobil ute på byggeplassen. En eiendomsforvalter leter etter FDV-dokumentasjon tre år etter at bygget sto ferdig. Det originale A4-arket var aldri designet for noen av disse situasjonene.
Strukturert innhold åpner for noe A4 ikke kan: ett og samme innhold som tilpasser seg flaten det vises på. Samme tekniske data rendres som en responsiv HTML-side for desktop, som en kompakt mobilvisning, og som en PDF for nedlasting og arkivering. Ikke tre separate filer. Én kilde, tre ulike visninger.
Den største gevinsten av å strukturere innhold er ikke at man kan bruke AI til å skrive tekst. Det er at systemet blir maskinlesbart.
Strukturert innhold kan indekseres og søkes semantisk. Det betyr at en arkitekt kan stille et presist spørsmål som “Hvilke av fasadeplatene har brannklasse A2 og kan leveres ferdig kappet og borret»?
Det er én ekstern driver som gjør dette til mer enn et internt effektiviseringsprosjekt, og det er EUs Digital Product Passport (DPP).
For byggevarer som fasadeplater er kravet klart: Obligatorisk DPP for regulerte byggevareprodukter er ventet å gjelde fra 2028, med gradvis innfasing fra 2025.
Offentlige innkjøpere og store entreprenører vil sannsynligvis kreve DPP-klare data lenge før din kategoris juridiske frist inntreffer. Markedet beveger seg raskere enn regelverket.
Et selskap som allerede har produktdata i et strukturert PIM-system, redaksjonelt innhold i et CMS, og en automatisert publiseringsflyt til alle kanaler, er i realiteten halvveis til DPP-compliance. Et selskap som fortsatt opererer med manuelle Word-filer og fragmenterte PDF-arkiver må bygge alt fra grunnen.
Det kreves en innledende investering i kartlegging og oppsett. Det kreves at noen tar ansvar for å definere hvilken informasjon som tilhører produktsystemet og hvilken som tilhører innholdssystemet. Det kreves at eksisterende dokumenter gjennomgås og importeres. Men fra det tidspunktet er den løpende kostnaden vesentlig lavere enn i dag.
Den vanligste feilen er å vente til “ting roer seg ned” for å ta tak i dette. Ting roer seg sjelden ned. Og for hvert år som går, blir regelverket mer omfattende, samtidig som dokumentmengden vokser.
Stenis produktdatablader, før og etter oppgradering.
